私のタスク管理では、メール返信というタスクはありません。
なくしたのです。
それで正解でした。
※返信すべきメールは0 by Leica M EV1+35mmF2
返信という質
返信という仕事には、
・問い合わせ返信
・メール返信
というものがあります。
こういった仕事は大事なものです。
特に問い合わせ返信は。
先日、とあるところに返信をしてスルーでした……。
めんどくさいのかもしれませんが、私がそのサービスを利用することはないかなと。
（嫌だったかもしれませんが）
逆に、こういうことはなくしたいものです。
既存のお客様でも、メール返信は大事。
遅れる、忘れることは、仕事の質に影響します。
大事なその返信タスク、私は、8年前になくしました。
メールを返すというタスクを8年前になくした
実質的になくしたのは、もっと前ですが、記事にしたのは、8年前でした。
私はタスク管理で、自作のExcelを使っており、
動画 タスク管理 – タイムコンサルティング オンラインショップ
「メール返信」というタスクもあったのです。
朝と夕方に。
ただ、違うなと思ってなくしました。
・メールは気づいたら返信したほうがいい
・朝、夕方にしなくてもいい
・メール返信に時間をかけるべきではない
という理由からです。
当時、正直、気が重いメール返信もありました。
気が重いなら、なくせばいい！と自分に発破をかける意味でメール返信タスクをなくしたのです。
今は、他のタスク、たとえば、ブログを書く、朝のタスク、YouTube編集などに含めています。
1分、2分、まあ5分かかってもそれでもいいかなと。
メール返信というタスクにすると、10分、20分、30分……1時間となりそうですし。
ただ、メール返信タスクをなくすには、工夫が必要です。
メール返信タスクをなくすには
メール返信タスクをなくすために次のようなことをしましたし、今もそうしています。
これは、チャット、メッセンジャーなども同様です。
・仕事量を減らす
・メール返信スピードを上げる
・メールの往復を減らす
まず、仕事量を減らし、やりとりする方を減らすこと。
これが欠かせません。
仕事量が欲しければこれはできませんが……。
私はそうではなく、お一人ずつ深く接したいので、仕事量を増やしません。
だからこそメールが少ないのです。
CCメールに巻き込まれない、無駄にコミュニティへ属さないということも欠かせません。
AIに出してもらった、この1週間の返信数です。
だいたいこんな感じですね。
7日が多かったのは、セミナーへお申込みいただいた方（7日に告知）とやりとりをさせていただいたもの。
もちろん、ウェルカムなものです。
| 日付 | 件数 |
|---|---|
| 7/6（月） | 1 |
| 7/7（火） | 6 |
| 7/8（水） | 4 |
| 7/9（木） | 3 |
| 7/10（金） | 2 |
さらには、メールの返信スピードを上げています。
タイピング、スニペット（瞬時に文章が出てくるしくみ）、そして判断。
これらのスピードがメールの返信スピードを上げています。
といっても、テキトーに返すわけにも、AIで返すわけにもいきません。
己の手のスピード、判断スピードが勝負です。
メールの往復を減らす工夫もやっていきましょう。
ときには会う、Zoomのほうが速い場合もあります。
（電話でなくても）
また、データ共有をしておけば、メールのやりとりは減りますし、メール本文の工夫でも、やりとりは減らせるものです。
日程調整は、バシッとこちらから提示したほうが、速い場合もあります。
遠慮していると、メールの往復が無駄に増えますし。
継続サービスなら、次の日程をそのときに決めれば、メールの必要はありません。
メールの往復が増える要素の1つは、説明不足。
伝わらないと質問になります。
このあたりも工夫のしようがあることです。
メール返信に追われないように工夫していきましょう。
■編集後記
昨日は、山口にて撮影、新山口駅から新幹線で博多、ホテルでした。
夜は、ブログ19年セミナーを開催。
■1日1新→Kindle『1日1新』 動画『1日1新セミナー』
ブログ19年セミナー開催
秋吉台サファリ ネコ村
博多駅からホテルまでタクシー
■娘(9歳）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
ネコも好きな娘。
山口の秋吉台サファリに、ネコ村というところができていました。
無料（有料のところが多い）で、庭にもネコがいるのは珍しいです。
次は一緒に来てみようかと。